企業(yè)公文格式規(guī)范_辦公文檔-往來(lái)文書

i.w.企業(yè)公文格式規(guī) 一、公文用紙幅面尺寸 公文用紙采用 GB/T 148 中規(guī)定的 A4 型紙，成品幅面尺寸為：210mm 297mm正文頁(yè)邊與版心尺寸 公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm 1mm 公文用紙訂口（左白邊）為：28mm 1mm 版心尺寸為：156mm 225mm（不含頁(yè)碼）二、公文格式一般由秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文時(shí)間、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期等部分組成三、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由單位全稱或規(guī)化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成；對(duì)一些特定性公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)性簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前四、涉及國(guó)家和分公司秘密的公文，應(yīng)當(dāng)在公文首頁(yè)左上角標(biāo)明密級(jí)和期限，分別為“絕密”、“”和“秘密”其中：“絕密”、“”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)五、緊急公文，應(yīng)根據(jù)緊急程度，在公文首頁(yè)左上角分別標(biāo)明“特急”、“急件”其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”i.w.六、發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空 2 行，用 3 號(hào)仿宋體字，居中排?。ㄈ魳?biāo)注簽發(fā)人，則居左空一格）；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“”（不得采用中括號(hào) 代替）括入；序號(hào)不編虛位（即 1不編為 001）不加“第”字。

七、簽發(fā)人：行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)發(fā)文字號(hào)居左空 1字，簽發(fā)人居右空 1字；簽發(fā)人用 3 號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用 3 號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人八、公文標(biāo)題：紅色反線下空 2 行，用 2 號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題，除轉(zhuǎn)發(fā)的文種為“通知”時(shí)省略外，其它文種可保留一級(jí)如“轉(zhuǎn)發(fā)意見的通知”；轉(zhuǎn)發(fā)的文種是通知時(shí)，為“轉(zhuǎn)發(fā)的通知”，不用“通知的通知”九、主送機(jī)關(guān)：主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱頭上白邊為公文用紙訂口左白邊為版心尺寸為不含頁(yè)碼二公文格式一般由秘密等級(jí)緊急程度發(fā)文單位標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人標(biāo)題主送單位正文附件說(shuō)明成文時(shí)間印章附注主題詞抄送單位印發(fā)單位印發(fā)日期等部分組成三發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由列在前四涉及國(guó)家和分公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)在公文首頁(yè)左上角標(biāo)明密級(jí)和期限分別為絕密和秘密其中絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)五緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度在公文首頁(yè)左上角分別標(biāo)明特急急件其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明特提特急加急人則居左空一格年份序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)年份應(yīng)標(biāo)全稱用六角括號(hào)不得采用中括號(hào)代替括入序號(hào)不編虛位即不編為不加第字七簽發(fā)人行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)發(fā)文字號(hào)居左空字簽發(fā)人居右空字簽發(fā)人用號(hào)仿宋.i.w.標(biāo)題下空 1行，左側(cè)頂格用 3 號(hào)枋宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。

十、公文正文 主送機(jī)關(guān)名稱下 1行，每自然段左空 2 字，回行頂格數(shù)字、年份不能回行用 3 號(hào)仿宋體字文中如有小標(biāo)題可用 3 號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排 22 行，每行排 28 個(gè)字十一、附件 公文如有附件，在正文下空1行左空2 字用3 號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第 1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第 1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）十二、成文日期 以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”；成文日期的標(biāo)識(shí)位置見（十三）十三、公文生效標(biāo)識(shí) 公文生效標(biāo)識(shí)是證明公文效力的表現(xiàn)形式它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽頭上白邊為公文用紙訂口左白邊為版心尺寸為不含頁(yè)碼二公文格式一般由秘密等級(jí)緊急程度發(fā)文單位標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人標(biāo)題主送單位正文附件說(shuō)明成文時(shí)間印章附注主題詞抄送單位印發(fā)單位印發(fā)日期等部分組成三發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由列在前四涉及國(guó)家和分公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)在公文首頁(yè)左上角標(biāo)明密級(jí)和期限分別為絕密和秘密其中絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)五緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度在公文首頁(yè)左上角分別標(biāo)明特急急件其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明特提特急加急人則居左空一格年份序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)年份應(yīng)標(biāo)全稱用六角括號(hào)不得采用中括號(hào)代替括入序號(hào)不編虛位即不編為不加第字七簽發(fā)人行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)發(fā)文字號(hào)居左空字簽發(fā)人居右空字簽發(fā)人用號(hào)仿宋.i.w.署人。

公文除會(huì)議紀(jì)要（以會(huì)議紀(jì)要名稱為文頭的）和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，一律加蓋印章聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章聯(lián)合發(fā)文的蓋章順序，應(yīng)與文頭單位排列順序相同公文生效標(biāo)識(shí)有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機(jī)關(guān)如何標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)，另一種是聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)如何標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)十四、單一發(fā)文印章 單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期成文日期右空 4 字；加蓋印章應(yīng)上距正文 1行之，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上十五、公文聯(lián)合行文加蓋印章的格式 當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空 7 字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò) 3mm當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋 3 個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排 3 個(gè)印章，兩端頭上白邊為公文用紙訂口左白邊為版心尺寸為不含頁(yè)碼二公文格式一般由秘密等級(jí)緊急程度發(fā)文單位標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人標(biāo)題主送單位正文附件說(shuō)明成文時(shí)間印章附注主題詞抄送單位印發(fā)單位印發(fā)日期等部分組成三發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由列在前四涉及國(guó)家和分公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)在公文首頁(yè)左上角標(biāo)明密級(jí)和期限分別為絕密和秘密其中絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)五緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度在公文首頁(yè)左上角分別標(biāo)明特急急件其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明特提特急加急人則居左空一格年份序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)年份應(yīng)標(biāo)全稱用六角括號(hào)不得采用中括號(hào)代替括入序號(hào)不編虛位即不編為不加第字七簽發(fā)人行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)發(fā)文字號(hào)居左空字簽發(fā)人居右空字簽發(fā)人用號(hào)仿宋.i.w.不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2 字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。

十六、特殊公文格式的情況說(shuō)明 當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，勿使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決具體的調(diào)整方法是，當(dāng)正文之后的空間只有一兩行時(shí)，可以加寬行距，至少將一行文字移到下一頁(yè)；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時(shí)，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間十七、附注 公文如有附注，用 3 號(hào)仿宋體字，居左空 2 字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下 1行十八、公文格式的主題詞“主題詞”用 3 號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用 3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空 1字十九、抄送機(jī)關(guān) 公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下 1行；左右各空 1字，用 3 號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)如主送機(jī)關(guān)移頭上白邊為公文用紙訂口左白邊為版心尺寸為不含頁(yè)碼二公文格式一般由秘密等級(jí)緊急程度發(fā)文單位標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人標(biāo)題主送單位正文附件說(shuō)明成文時(shí)間印章附注主題詞抄送單位印發(fā)單位印發(fā)日期等部分組成三發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由列在前四涉及國(guó)家和分公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)在公文首頁(yè)左上角標(biāo)明密級(jí)和期限分別為絕密和秘密其中絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)五緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度在公文首頁(yè)左上角分別標(biāo)明特急急件其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明特提特急加急人則居左空一格年份序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)年份應(yīng)標(biāo)全稱用六角括號(hào)不得采用中括號(hào)代替括入序號(hào)不編虛位即不編為不加第字七簽發(fā)人行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)發(fā)文字號(hào)居左空字簽發(fā)人居右空字簽發(fā)人用號(hào)仿宋.i.w.至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。

公文抄送機(jī)關(guān)的確定，不分上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)，一律稱為“抄送”二十、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占 1行位置；用 3 號(hào)仿宋體印發(fā)機(jī)關(guān)左空 1字，印發(fā)日期右空 1字印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)二十一、版記中的反線 版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心二十二、版記的位置 版記應(yīng)置于公文最后一面（封四），版記的最后一個(gè)要素置于最后一行二十三、公文的頁(yè)碼格式 用 4 號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條 4 號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣 7mm單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空 1字空白頁(yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼二十四、公文中表格 公文如需附表，對(duì)橫排 A4 紙型表格，應(yīng)將頁(yè)碼放在橫表的左側(cè)，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙頁(yè)碼置于表的左上角，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊公文如需附 A3 紙型表格，且當(dāng)最后一頁(yè)為 A3 紙型表格時(shí)，封三、頭上白邊為公文用紙訂口左白邊為版心尺寸為不含頁(yè)碼二公文格式一般由秘密等級(jí)緊急程度發(fā)文單位標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人標(biāo)題主送單位正文附件說(shuō)明成文時(shí)間印章附注主題詞抄送單位印發(fā)單位印發(fā)日期等部分組成三發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由列在前四涉及國(guó)家和分公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)在公文首頁(yè)左上角標(biāo)明密級(jí)和期限分別為絕密和秘密其中絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)五緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度在公文首頁(yè)左上角分別標(biāo)明特急急件其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明特提特急加急人則居左空一格年份序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)年份應(yīng)標(biāo)全稱用六角括號(hào)不得采用中括號(hào)代替括入序號(hào)不編虛位即不編為不加第字七簽發(fā)人行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)發(fā)文字號(hào)居左空字簽發(fā)人居右空字簽發(fā)人用號(hào)仿宋.i.w.封四（可放分送，不放頁(yè)碼）應(yīng)為空白，將 A3 紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁(yè)（封四）上。

二十五、公文裝訂要求 公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)包皮公文的封面書芯不脫落，后背平整、不空兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò) 4mm騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)忉斞劬鄷旧舷赂?1/4 處，允許誤差 4mm平訂釘鋸與書脊面的距離為 3mm 5mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂裁切成品尺寸誤差 1mm，四角成 90 度，無(wú)毛茬或缺損頭上白邊為公文用紙訂口左白邊為版心尺寸為不含頁(yè)碼二公文格式一般由秘密等級(jí)緊急程度發(fā)文單位標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人標(biāo)題主送單位正文附件說(shuō)明成文時(shí)間印章附注主題詞抄送單位印發(fā)單位印發(fā)日期等部分組成三發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由列在前四涉及國(guó)家和分公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)在公文首頁(yè)左上角標(biāo)明密級(jí)和期限分別為絕密和秘密其中絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)五緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度在公文首頁(yè)左上角分別標(biāo)明特急急件其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明特提特急加急人則居左空一格年份序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)年份應(yīng)標(biāo)全稱用六角括號(hào)不得采用中括號(hào)代替括入序號(hào)不編虛位即不編為不加第字七簽發(fā)人行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)發(fā)文字號(hào)居左空字簽發(fā)人居右空字簽發(fā)人用號(hào)仿宋。