出口貨代信息系統(tǒng)

目錄出口貨運(yùn)（海運(yùn)）代理信息系統(tǒng)1、背景介紹及貨代定義由于經(jīng)濟(jì)的全球化，我國(guó)的出口業(yè)務(wù)日益增加，同時(shí)制造了巨大的物流服務(wù)需求海運(yùn)作為主要的對(duì)外貿(mào)易運(yùn)輸方式，在出口業(yè)務(wù)中扮演著重 要的角色由于出口業(yè)務(wù)的 手續(xù)繁多和流程復(fù)雜，貨運(yùn)代理業(yè)務(wù)應(yīng)運(yùn)而生貨運(yùn)代理公司接受客戶(hù)的委托完成貨物運(yùn)輸?shù)哪骋粋€(gè)環(huán)節(jié)或與貨物運(yùn)輸有關(guān)的環(huán) 節(jié)同時(shí).，貨運(yùn)代理在流通領(lǐng)域?qū)ｉT(mén)為貨物運(yùn)輸需求和運(yùn)力供給者提供各種運(yùn)輸服務(wù)業(yè) 務(wù)，它們面向全社會(huì)服務(wù)，是貨主和運(yùn)力供給 者之間的橋梁和紐帶貨運(yùn)代理主要是作為一種服務(wù)性行業(yè)存在的，其對(duì)硬件設(shè)施要求較少，更多的是對(duì) 企業(yè)內(nèi)部管理與運(yùn)作時(shí)的內(nèi)外部交流配合、業(yè)務(wù)管理的軟件要求業(yè)務(wù)量的增加和客戶(hù)要求的不斷提高，對(duì)貨代行業(yè)的信息化管理提出了很高的要 求因此擁有一個(gè)優(yōu)秀的貨運(yùn)代理信息系統(tǒng)是極為重要的2、任務(wù)概述2. 1、系統(tǒng)目標(biāo)海運(yùn)出口系統(tǒng)主要是用來(lái)完成以海運(yùn)來(lái)達(dá)成對(duì)外運(yùn)輸目的的貨物代 理工作功能上 要能夠支持以下業(yè)務(wù)：代表發(fā)貨人選擇運(yùn)輸路線、運(yùn)輸方式和適當(dāng)?shù)某羞\(yùn)人，向確定的 承運(yùn)人提供攬貨、訂艙，提取貨物并簽發(fā)完整有效合法的單證，對(duì)貨物進(jìn)行稱(chēng)重、量尺 碼，將貨物運(yùn)到港口后辦理報(bào) 關(guān)及單證手續(xù)，并將貨物交承運(yùn)人。

同時(shí): 能在過(guò)程中進(jìn) 行來(lái)往單據(jù)的處理、留存以及財(cái)務(wù)方面的支持操作2.2、 般約束1）支持全部的業(yè)務(wù)功能要支持上述業(yè)務(wù)流程中的功能2）支持多層次的組織結(jié)構(gòu)貨代系統(tǒng)應(yīng)能夠支持多層次的結(jié)構(gòu)該結(jié)構(gòu)體現(xiàn)在物理網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、客戶(hù)端與服務(wù)器 的鏈接、權(quán)限管理、賬套、報(bào)表、等不同層次的多個(gè)方面同時(shí)也要考慮到通訊故障或服務(wù)器故障時(shí)，客戶(hù)端進(jìn)行業(yè)務(wù)操作的可能性3）出口整箱、拼箱、進(jìn)口、散雜貨等各類(lèi)海運(yùn)業(yè)務(wù)流程以上幾項(xiàng)業(yè)務(wù)是國(guó)際海運(yùn)的基本類(lèi)型目前貨代信息系統(tǒng)中，出口整 箱是最基本和 使用最多的業(yè)務(wù)，拼箱和進(jìn)口整箱在不少貨代系統(tǒng)中也已實(shí)現(xiàn)而為散雜貨定制的信息 系統(tǒng)在市場(chǎng)上很少見(jiàn)4）報(bào)關(guān)、報(bào)檢、車(chē)隊(duì)運(yùn)輸?shù)缺镜胤?wù)本地服務(wù)是貨代提供的基本服務(wù)內(nèi)容貨代企業(yè)常常會(huì)委托專(zhuān)業(yè)報(bào)關(guān)公司、集裝箱 車(chē)隊(duì)來(lái)辦理此類(lèi)業(yè)務(wù)，而自己承擔(dān)統(tǒng)籌安排、聯(lián)絡(luò)的工作（也 或者自己承擔(dān)報(bào)關(guān)工 作）因此，信息系統(tǒng)中需要記錄相應(yīng)的數(shù)據(jù)以協(xié)助業(yè)務(wù)辦理5）支持多批次的項(xiàng)目、合同管理對(duì)于長(zhǎng)期的大客戶(hù)、分批次運(yùn)輸?shù)纯們r(jià)核算的項(xiàng)目貨，單票核算的模式已無(wú)法實(shí) 現(xiàn)完整的管理與核算因此需要建立以訂單、合同或項(xiàng)目為單位的業(yè)務(wù)管理、成本核算 方式6）對(duì)多種貿(mào)易條款的支持雖然CIF、FOB條款仍被廣泛的應(yīng)用，但隨著中國(guó)廠商參與國(guó)際貿(mào)易的深化，F(xiàn)CA DDR DDU等貿(mào)易條款越來(lái)越多的被采用。

在這些貿(mào)易條款卜,，貨代公司的職能有所擴(kuò)展，操作流程被拉長(zhǎng)而貨代軟件應(yīng)能支持這種擴(kuò)展，在各種貿(mào)易條款下全面的覆蓋貨代業(yè)務(wù)對(duì)貿(mào)易條款的支持也能夠結(jié)合到運(yùn)輸核心業(yè)務(wù)流程中去7）倉(cāng)儲(chǔ)、車(chē)隊(duì)管理系統(tǒng)接口功能貨代、倉(cāng)儲(chǔ)、車(chē)隊(duì)管理貨代企業(yè)可能沒(méi)有自己的堆場(chǎng)、車(chē)隊(duì)因此, 軟件可以分別開(kāi)發(fā)和銷(xiāo)售，并相互留有接口8）為會(huì)計(jì)軟件留有接口貨代信息系統(tǒng)應(yīng)在設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)模塊的功能設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)就考慮與會(huì)計(jì)軟件連 接的特性將貨代信息系統(tǒng)的應(yīng)收付、收款和付款數(shù)據(jù)按約定的格式導(dǎo)入會(huì)計(jì)軟件在 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上包含會(huì)計(jì)軟件輸入接口的特性，在功能上包含會(huì)計(jì)憑證錄入所需的所有字段，在權(quán)限上配合會(huì)計(jì)軟件的需要9）電子審核功能?chē)?guó)際貨運(yùn)管理系統(tǒng)能夠提供電子審核功能，從一定程度上代替手工簽字，有利于實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公審核功能也能夠?qū)ο到y(tǒng)更改控制、放單許可等多方面控制，有 利于實(shí)現(xiàn)制度化管理，避免崗位失控10）支持面向客戶(hù)及供應(yīng)商的WEB查詢(xún)界面給客戶(hù)及其他往來(lái)單位提供WEEg詢(xún)界面，提供貨物跟蹤、報(bào)關(guān)進(jìn)程等功能不僅能提高公司形象，同時(shí)也能夠減少客戶(hù)電話查詢(xún)的次數(shù)，有利于減少業(yè)務(wù)人員 工作量和通訊費(fèi)用該功能涉及到網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)接、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)。

11）統(tǒng)計(jì)、預(yù)警、財(cái)務(wù)報(bào)表功能通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)處理層收集的數(shù)據(jù)做匯總分析，能有效的對(duì)管理控制層提供支持業(yè)務(wù)量統(tǒng)計(jì)需要結(jié)合系統(tǒng)中貨物狀態(tài)的標(biāo)志，船期更改控制等影響到統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn) 確性的字段的合理設(shè)置事件預(yù)警需要合理而靈活的時(shí)段設(shè)置財(cái)務(wù)報(bào)表需要財(cái)務(wù)賬期的 合理設(shè)計(jì)3、需求分析3. 1、應(yīng)用系統(tǒng)業(yè)務(wù)分析系統(tǒng)總的業(yè)務(wù)流程圖如下圖所示：3. 2、功能需求3. 2. 1、功能模塊描述1）接受貨主詢(xún)價(jià)在此我們需要掌握的信息有：1、需掌握發(fā)貨港至各大洲I,各大航線常用的，及貨主常需服務(wù)的港口，價(jià)格；2、主要船公司船期信息；3、需要時(shí)應(yīng)向詢(xún)價(jià)貨主問(wèn)明一些類(lèi)別信息，如貨名，危險(xiǎn)級(jí)別等4、向船東提供目的港口（有的港口會(huì)有多個(gè)碼頭則一定要說(shuō)明） 、柜型、貨物名稱(chēng)（普通、危險(xiǎn)品、凍貨、食品、特殊貨物等等）以及詢(xún)問(wèn)運(yùn)價(jià)所 包含的內(nèi)容（有 無(wú)含F(xiàn)OB/CAF/BAF/DD （等等）以及船期、航程、是否中轉(zhuǎn)2）處理詢(xún)價(jià)單并報(bào)價(jià)攬貨人員或客戶(hù)服務(wù)人員在對(duì)客戶(hù)報(bào)價(jià)時(shí)，必須核實(shí)相關(guān)運(yùn)價(jià)、運(yùn)輸條款、船期，在 確定有能力接受委托的情況下，如實(shí)告知客戶(hù)完成此次委托所需時(shí)間和船期，并按公司對(duì) 外報(bào)價(jià)表向客戶(hù)報(bào)價(jià)，如所報(bào)價(jià)格低于本公司公布運(yùn)價(jià)，則按公司《運(yùn)價(jià)管理規(guī)定》執(zhí) 行。

同時(shí)需要注意一下幾點(diǎn)：1、了解運(yùn)價(jià)在市場(chǎng)上有無(wú)優(yōu)勢(shì)以及客人對(duì)市場(chǎng)的了解程度及艙位情況別是旺季），報(bào)價(jià)時(shí)首推公司優(yōu)勢(shì)航線；2、公司有特價(jià)航線及主推航線時(shí)，要及時(shí)主動(dòng)打電話給客戶(hù)通知價(jià)格；發(fā)Email或傳真報(bào)價(jià)注明船公司名稱(chēng)，船期等信息；3、如客戶(hù)需要到付運(yùn)費(fèi)，要注意我司是否在目的港有代理，報(bào)價(jià)要含手續(xù)費(fèi)；4、注意所報(bào)運(yùn)價(jià)的構(gòu)成以及利潤(rùn)是否符合公司的要求等3）接單、審單及信息錄入1、接受貨主委托后（一般為傳真件）需明確的重點(diǎn)信息：1）2）3）4）5）6）船期、件數(shù)箱型、箱量毛重體積付費(fèi)條款、貨主聯(lián)系方法；裝箱情況，門(mén)到門(mén)還是內(nèi)裝 2、當(dāng)客戶(hù)接受報(bào)價(jià)并下委托時(shí)，攬貨人員或客戶(hù)服務(wù)人員有責(zé)任向客戶(hù)提供該公司的空白集裝箱貨物托運(yùn)單，也可接收客戶(hù)自己的托運(yùn)單；但此類(lèi)托運(yùn)單應(yīng)包括 該公司托運(yùn)單的主要條款，如托運(yùn)單上無(wú)運(yùn)價(jià)，則需將有關(guān)書(shū)面報(bào)價(jià)附于其后（對(duì)合約客 戶(hù)、公司的老客戶(hù)己在電話中確認(rèn)的運(yùn)價(jià) 可不在托運(yùn)單上顯示）同時(shí)要求客戶(hù)在托運(yùn)單 上簽字、蓋章（境外客戶(hù)、托運(yùn)私人物品的非貿(mào)易訂艙者簽字即可），如客戶(hù)不能及時(shí)提 供內(nèi)容詳細(xì) 的托運(yùn)單，則必須在裝船前補(bǔ)齊，否則由此產(chǎn)生的費(fèi)用由客戶(hù)負(fù)責(zé)3、接受客戶(hù)的委托后，攬貨人員應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)業(yè)務(wù)聯(lián)系單。

攬貨人員在通知客戶(hù)服務(wù)人員訂艙的同時(shí)丁把業(yè)務(wù)聯(lián)系單和上述客戶(hù)訂艙資料交給客戶(hù)服務(wù)人員有些 特殊港口，如中東港口是否有船證要求，同時(shí)亦應(yīng)詢(xún)問(wèn)客戶(hù)是否要根據(jù)信用證出單，信用 證有無(wú)特殊要求等，如有，要提前傳真與船東確認(rèn)4、將委托單信息錄入系統(tǒng)如果是老客戶(hù)，則一定要用回原名，如果是新客戶(hù)，增加時(shí)一定要填寫(xiě)完整資料，如公司名稱(chēng)、電話、傳真、聯(lián)系人、地址、所屬 部門(mén)（或業(yè)務(wù)員）5、對(duì)不符合本控制程序的訂艙委托，客戶(hù)服務(wù)人員可以拒絕接受訂艙,并有義務(wù)向部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)4）商檢若代理事項(xiàng)中包含代為商檢，對(duì)需檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)出證的出口貨物，在 貨物備齊后，應(yīng) 向刪減機(jī)構(gòu)申請(qǐng)檢驗(yàn)，提供商業(yè)發(fā)票、裝箱單、報(bào)關(guān)單、隨附合同和信用證副本、報(bào)檢委 托書(shū)和出口商品檢驗(yàn)申請(qǐng)單，取得合格的檢驗(yàn)證書(shū)后方可進(jìn)行后續(xù)流程5）訂艙接到業(yè)務(wù)部轉(zhuǎn)來(lái)的委托資料和業(yè)務(wù)聯(lián)系單后，必須先審核業(yè)務(wù)單與客戶(hù)委托單要求是 否一致，資料是否齊全，訂艙前務(wù)必仔細(xì)閱讀客戶(hù)的委托單，審核貨物是否為危險(xiǎn)品，重 量及尺碼是否適用客戶(hù)要求的柜型，特別 注意客戶(hù)的特殊要求（如船證、信用證、船期、 啟運(yùn)碼頭、免費(fèi)用箱期或裝載要求等），如是特殊貨物應(yīng)先向客戶(hù)查詢(xún)清楚貨物的特性 （如超重貨、食品、冷藏貨、危險(xiǎn)品等），致電船公司落實(shí)貨物托運(yùn)可否接受，如可 行，則填寫(xiě)訂艙委托書(shū)向船公司訂艙，并要注明有關(guān)特別事項(xiàng)，如船公司不接受，則另外 聯(lián)系其他船公司。

在受到船公司的提箱單后，應(yīng)將提箱單上所預(yù)定的船公司、柜型、柜量、目的地、船 期等資料與客戶(hù)的原始訂艙單一一核對(duì)，在確認(rèn)完全準(zhǔn)確后方可繼續(xù)后續(xù)操作，如發(fā)現(xiàn)提 箱單資料有誤，則應(yīng)馬上以書(shū)面形式通知船公司更改并要求提供新的提箱單，直至完全正 確為止，若向同行訂艙，提箱單傳給客人時(shí)注意抹掉同行的電話及傳真，以免泄露訊息上述業(yè)務(wù)中必須保證:1、所有業(yè)務(wù)單必須有業(yè)務(wù)部人員簽字才有效，否則不給以訂艙；對(duì)于急單，如果直接電告操作部訂艙，須經(jīng)業(yè)務(wù)部人員確認(rèn)允許，但應(yīng)盡快補(bǔ)上 業(yè)務(wù)單2、客戶(hù)的任何要求及保證，應(yīng)有書(shū)面文字及蓋章，以免日后爭(zhēng)議無(wú)憑據(jù)6）出口貨物集中起運(yùn)港在洽談妥船舶或艙位后，若客戶(hù)自行送貨到起運(yùn)港，則貨方應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將符合 裝船條件的出口貨物發(fā)運(yùn)到港區(qū)內(nèi)指定的倉(cāng)庫(kù)或貨場(chǎng)，以等待裝船若在合約中注明此項(xiàng)業(yè)務(wù)由我方代理，則應(yīng)聯(lián)系選定的運(yùn)輸公司具體業(yè) 務(wù)如下：1、收到提箱單后，根據(jù)客戶(hù)提供的工廠信息，以書(shū)面形式發(fā)給車(chē)隊(duì)，告知車(chē)隊(duì)：船名航次，提單號(hào)，目的港，開(kāi)船日，工廠地址，具體聯(lián)系人，到場(chǎng)時(shí)間如果是在旺季，在訂艙時(shí)就要把車(chē)提前預(yù)定2、車(chē)隊(duì)提箱后，以書(shū)面形式報(bào)予我司箱號(hào)封號(hào)同時(shí)丁我司操作人員分別告知工廠（盡量在集裝箱到廠前告知，以保證貨物不會(huì)與其他集裝箱裝錯(cuò)）和船公司。

3、裝箱結(jié)束后，有了貨物的準(zhǔn)確件重尺后，同時(shí)馬上告訴車(chē)隊(duì)，集裝箱到達(dá)新港直接把集裝箱落到海關(guān)監(jiān)管堆場(chǎng)，待發(fā)運(yùn)抵報(bào)告在此應(yīng)注意，向港區(qū)集中時(shí)，應(yīng)按照卸貨港口的先后和貨物積載順序 發(fā)貨，對(duì)可以直 接裝船的貨物，按照裝船時(shí)間將貨物直接送到港口船邊現(xiàn) 裝，以簡(jiǎn)化進(jìn)出倉(cāng)的手續(xù)，節(jié)省 費(fèi)用7）貨物出口報(bào)關(guān)如有訂艙客戶(hù)委托我司代為報(bào)關(guān)的，應(yīng)在接受訂艙后將報(bào)關(guān)所需要的相應(yīng)資料通知客 戶(hù)，并電話告知客戶(hù)按通知上的要求來(lái)準(zhǔn)備報(bào)關(guān)資料（相關(guān)單證信息在業(yè)務(wù)流程圖有所表 示）當(dāng)客戶(hù)將報(bào)關(guān)資料送至我司，應(yīng)先審核報(bào)關(guān)資料是否齊全，如有任何錯(cuò)漏應(yīng)及時(shí)通知 客戶(hù)更換，并予以落實(shí)，以免延誤審核完畢應(yīng)將報(bào)關(guān)資料交給報(bào)關(guān)行報(bào)關(guān)放行后應(yīng)確認(rèn)下放行單是否已交到制定的碼頭，并將報(bào)關(guān)放行的結(jié)果通知客戶(hù)以上業(yè)務(wù)需注意：1、所有報(bào)關(guān)單證要清晰，不能涂改；2、報(bào)關(guān)時(shí)要提供箱號(hào)和運(yùn)抵報(bào)告，否則海關(guān)將不接 受報(bào)關(guān)；3、公司出口的商品如有牌子，須注明于報(bào)關(guān)單上；4、八位數(shù)商品編碼必須準(zhǔn) 確；5、凡貿(mào)易方式是：對(duì)外承包出口，必須要提供蓋公章的正本資質(zhì)證書(shū)；6、為保障 我司和客戶(hù)的利益，報(bào)關(guān)單如果是我司操作人員填寫(xiě)的，必須經(jīng)客戶(hù)確認(rèn)后再報(bào)關(guān)8）裝船海關(guān)放行后，憑海關(guān)蓋章的裝貨單與港務(wù)部門(mén)和理貨人員聯(lián)系，做好裝船前的準(zhǔn)備和 交接工作。

在完成準(zhǔn)備工作后，即可開(kāi)始裝船裝船方式一共有三種，在此我們多采用前 兩種方式1、碼頭作業(yè)港方提供足夠的勞務(wù)和機(jī)械，按照積載圖進(jìn)行裝船作業(yè)，正常情況下應(yīng)保證24小時(shí)連續(xù)裝船2、現(xiàn)裝船用車(chē)輛將貨物直接運(yùn)到碼頭船邊進(jìn)行裝船作業(yè)3、外舷過(guò)駁貨物由駁船集港，裝船時(shí)，駁船直接靠海輪外舷，貨物由駁船吊到海輪上9）保險(xiǎn)辦理若由我方代理投保，一般在船舶配妥后予以投保，根據(jù)合同規(guī)定以及 客戶(hù)要求明確投 保級(jí)別和責(zé)任其中，貨物的性質(zhì)和特點(diǎn)，貨物的包裝情 況，貨物的運(yùn)輸方式，航線，港 口和裝卸貨的損耗情況等，目的地的貨物 市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)、季節(jié)、氣候及安全等具體情 況需全面考慮，做到既要使貨物得到充分的保險(xiǎn)保障，又能節(jié)省保險(xiǎn)費(fèi)用和開(kāi)支獲得投 保合同后傳送給客戶(hù)，雙方就具體條款協(xié)商后簽訂書(shū)面協(xié)議10）提單對(duì)單1、問(wèn)明客戶(hù)“提單”的發(fā)放形式：1）電放：需客戶(hù)提供的“電放保函”,后出具給船東電放國(guó)外客戶(hù)憑電放提單的傳 真件即可提貨2）正本提單：國(guó)外客戶(hù)須憑全套正本提單才可提貨，通常是3正3副，每張正本提單要有簽章，以防漏簽2、確認(rèn)提單依據(jù)客戶(hù)提供的報(bào)關(guān)單據(jù)，制作提單樣本，傳真給所配船公司或其代 理，收到其傳來(lái) 的提單樣本后傳真給貨主確認(rèn)，并依據(jù)回傳確認(rèn)提單正確內(nèi)容，在回傳給所配船公司或其代理，如此反復(fù)，直到船公司或其代理所出具的提單樣本與客戶(hù)確認(rèn)的單證相符。

3、簽單般在開(kāi)船后，經(jīng)船公司確認(rèn)，在收到客戶(hù)的費(fèi)用確認(rèn)書(shū)后，將已確認(rèn)好的提單，按電放（正本）分別給客戶(hù)11）開(kāi)具發(fā)票按照客戶(hù)確認(rèn)好的費(fèi)用確認(rèn)，財(cái)務(wù)部準(zhǔn)備好發(fā)票然后將提單和發(fā)票起寄給客戶(hù)其中需注意：1、財(cái)務(wù)開(kāi)票前，應(yīng)由操作員或業(yè)務(wù)員和客戶(hù)確認(rèn)美金是否折合成人民幣開(kāi)票，發(fā)票抬頭等特殊要求，保證正常按時(shí)付費(fèi)2、寄快遞的時(shí)候要記錄發(fā)票號(hào)，提單號(hào)和快遞號(hào)，以備查詢(xún)12）記賬根據(jù)客戶(hù)的付費(fèi)期，提醒客戶(hù)按時(shí)付費(fèi)，運(yùn)費(fèi)到賬后，安排退回貨主的“核銷(xiāo)退稅 單”并記賬3. 2.2、數(shù)據(jù)流圖圖1 ：頂層數(shù)據(jù)流程圖圖2：第二層數(shù)據(jù)流程圖圖3：第三層數(shù)據(jù)流程圖3. 3、性能需求海運(yùn)出口代理信息系統(tǒng)中存在對(duì)貨物信息、客戶(hù)信息、單據(jù)信息、船運(yùn)公司等信息的 采集、傳輸、處理、顯示和分析的信息系統(tǒng)以上功能需要保證做到精確性、及時(shí)性和靈 活性系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性依賴(lài)于信息的精確性、及時(shí)性，以便于更好地反映企業(yè)目前 的狀況的業(yè)務(wù)一個(gè)可靠的信息系統(tǒng)應(yīng)該能在正常情況下達(dá)到系統(tǒng)設(shè)計(jì)的精度要求，能夠 根據(jù)所輸入的復(fù)雜數(shù)據(jù)輸出可靠結(jié)果，例如將貨物的信息輸入，可以很快的輸出最優(yōu)的運(yùn)輸方式及運(yùn)輸公司，并能提供給客戶(hù)精確度高的價(jià)格及到達(dá)時(shí)間。

并且能在非正常情況下（指系統(tǒng)在軟件、硬件環(huán)境發(fā)生故障時(shí)）仍能部分使用和運(yùn)行一 個(gè)優(yōu)秀的系統(tǒng)同時(shí)應(yīng)滿(mǎn)足靈活性的需求，即在設(shè)計(jì)時(shí)必須 針對(duì)一些緊急情況做出應(yīng)對(duì)措 施尤其是在處理客戶(hù)的突發(fā)性要求或由于 市場(chǎng)環(huán)境的變化產(chǎn)生的緊急時(shí)間，信息系統(tǒng)要 能提供給管理者所需關(guān)注了解的情況，及時(shí)做出相應(yīng)的公關(guān)危機(jī)決策3. 4、屬性需求通過(guò)以上分析，我們已將出口海運(yùn)代理信息系統(tǒng)的大致框架展示出，總結(jié)而言，我們所能提供的系統(tǒng)功能如下：1、訂艙、在線訂艙、EDI訂艙、訂艙數(shù)據(jù)審核、訂艙更正；2、報(bào)關(guān)處理、拖車(chē)調(diào)度、拼箱管理、裝箱管理；3、 所見(jiàn)及所得”的單證、發(fā)票制作平臺(tái)；4、采用進(jìn)程（流程）管理方式，進(jìn)程可以重新定義；5、支持在線數(shù)據(jù)（訂艙、費(fèi)用清單、提單確認(rèn)、放單）公布或下載；6、支持多種單證輸出方式（在線、打印、傳真、電子郵件等）7、完善的運(yùn)價(jià)管理和傭金管理；8、客戶(hù)資料管理和客戶(hù)服務(wù)管理；9、提供客戶(hù)資信管理功能；10、費(fèi)用自動(dòng)計(jì)算和臺(tái)帳審核，欠款分析、催帳等；11、自動(dòng)提醒信用期超期的費(fèi)用和客戶(hù)一個(gè)優(yōu)秀的信息系統(tǒng)需要能提供一下屬性需求：（1）可用性：能夠提供給管理者有用的信息，同時(shí)提高公司的業(yè)務(wù)人員工作效率，避免通過(guò)復(fù)雜的操作才能達(dá)到相應(yīng)的要求。

2）安全性：所有信息的存取都須保證安全，不會(huì)有信息泄露的情況發(fā)生，尤其是在機(jī)密信息及客戶(hù)信息的保留上3）可維護(hù)性：系統(tǒng)需要定期進(jìn)行維護(hù)和備份4）可移植性：相似內(nèi)容的業(yè)務(wù)操作可移植4、應(yīng)用系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)4.1、 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)總圖與功能說(shuō)明4 .L 1、組織結(jié)構(gòu)圖及功能說(shuō)明5 .1.2、功能結(jié)構(gòu)圖及說(shuō)明5、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)5.1、數(shù)據(jù)詞典在海運(yùn)出口貨代信息管理系統(tǒng)中，共有個(gè)表格，如下:表名描述貨代公司貨代公司信息員工信息貨代公司員工信息客戶(hù)客戶(hù)（托運(yùn)人）信息船公司船公司（承運(yùn)人）信息收貨人收貨人信息保險(xiǎn)公司保險(xiǎn)公司信息運(yùn)輸公司運(yùn)輸公司信息貨物貨物信息船每單貨物的船舶信息訂單訂單信息1、貨代公司字段名數(shù)據(jù)類(lèi)型寬度是否允許空值是否為主碼公司代碼文本20NY公司名稱(chēng)文本50NN公司注冊(cè)號(hào)文本20NN公司地址文本50NN郵政編碼文本20NN公司電話文本20NN傳真號(hào)碼文本20NN銀行賬號(hào)文本20NN電子郵箱文本20NN聯(lián)系人文本20NN備注文本50YN2、員工字段名數(shù)據(jù)類(lèi)型寬度是否允許空值是否為主碼員工編號(hào)文本20NY姓名文本20NN性別文本8NN部門(mén)文本20NN職位文本20NN職責(zé)文本20NN聯(lián)系電話文本20NN電子郵箱文本20NN緊急聯(lián)系人姓名文本20NN緊急聯(lián)系人電話文本20NN備注文本50YN3、客戶(hù)字段名數(shù)據(jù)類(lèi)型寬度是否允許空值是否為主碼客戶(hù)代碼文本20NY公司名稱(chēng)文本50NN公司注冊(cè)號(hào)文本20NN公司地址文本50NN郵政編碼文本20NN公司電話文本20NN傳真號(hào)碼文本20NN銀行賬號(hào)文本20NN電子郵箱文本20NN聯(lián)系人文本20NN備注文本50YN4、船公司字段名數(shù)據(jù)類(lèi)型寬度是否允許空值是否為主碼船公司代碼文本20NY公司名稱(chēng)文本50NN公司注冊(cè)號(hào)文本20NN公司地址文本50NN郵政編碼文本20NN公司電話文本20NN傳真號(hào)碼文本20NN銀行賬號(hào)文本20NN電子郵箱文本20NN聯(lián)系人文本20NN大提單號(hào)文本20NN航名文本20NN航次文本50NN起運(yùn)港文本20NN中轉(zhuǎn)港文本20NN目的港文本20NN箱號(hào)文本20NN封號(hào)文本20NNETA日期/時(shí)間20NNETD日期/時(shí)間20NN備注文本50YN5、收貨人字段名數(shù)據(jù)類(lèi)型寬度是否允許空值是否為主碼收貨人代碼文本20NY公司名稱(chēng)文本50NN公司注冊(cè)號(hào)文本20NN公司地址文本50NN郵政編碼文本20NN公司電話文本20NN傳真號(hào)碼文本20NN銀行賬號(hào)文本20NN電子郵箱文本20NN聯(lián)系人文本20NN備注文本50YN6、保險(xiǎn)公司字段名數(shù)據(jù)類(lèi)型寬度是否允許空值是否為主碼保險(xiǎn)公司代文本20NY碼公司名稱(chēng)文本50NN公司注冊(cè)號(hào)文本20NN公司地址文本50NN郵政編碼文本20NN公司電話文本20NN傳真號(hào)碼文本20NN銀行賬號(hào)文本20NN電子郵箱文本20NN聯(lián)系人文本20NN備注文本50YN7、運(yùn)輸公司字段名數(shù)據(jù)類(lèi)型寬度是否允許空值是否為主碼運(yùn)輸公司代碼文本20NY公司名稱(chēng)文本50NN公司注冊(cè)號(hào)文本20NN公司地址文本50NN郵政編碼文本20NN公司電話文本20NN傳真號(hào)碼文本20NN銀行賬號(hào)文本20NN電子郵箱文本20NN聯(lián)系人文本20NN備注文本50YN8、貨物字段名數(shù)據(jù)類(lèi)型寬度是否允許空值是否為主碼小提單號(hào)文本20NY托運(yùn)人文本50NN收貨人文本20NN通知方文本20NN品名文本20NN件數(shù)文本20NN包裝方式文本20NN成交方式文本20NN運(yùn)費(fèi)支付地文本20NN相關(guān)費(fèi)用文本20NN尺碼文本20NN毛重文本20NN唆頭文本20NN箱號(hào)文本50NN封號(hào)文本50NN箱型箱量文本20NN報(bào)關(guān)行文本20NN運(yùn)輸條款文本20NN運(yùn)費(fèi)條款文本20NN交貨地文本20NN收貨地文本20NN起運(yùn)港文本20NN中轉(zhuǎn)港文本20NN目的港文本20NN航名文本20NN航次文本50NN客戶(hù)簽收文本20NN備注文本50YN9、船舶字段名數(shù)據(jù)類(lèi)型寬度是否允許空值是否為主碼大提單號(hào)文本20NY船名文本50NN航次文本20NN起運(yùn)港文本20NN中轉(zhuǎn)港文本20NN目的港文本20NN訂艙費(fèi)用文本20NN其他費(fèi)用文本20NN箱號(hào)文本20NN封號(hào)文本20NN船公司代碼文本20NN預(yù)計(jì)離港時(shí)間文本20NN預(yù)計(jì)到港時(shí)間文本20NN備注文本50YN10、訂單字段名數(shù)據(jù)類(lèi)型寬度是否允許空值是否為主碼訂單編號(hào)文本20NY客戶(hù)代碼文本50NN船公司代碼文本20NN收貨人代碼文本20NN運(yùn)輸公司編號(hào)文本20NN小提單號(hào)文本20NN大提單號(hào)文本20NN應(yīng)收?qǐng)?bào)關(guān)費(fèi)文本20NN應(yīng)收運(yùn)費(fèi)文本20NN其他費(fèi)用文本20NN發(fā)票金額文本20NN發(fā)票簽收文本20NN負(fù)責(zé)人文本20NN備注文本50YN5.2、貨代總E-R圖上述E-R圖所涉及到的主要實(shí)體及屬性如下:1、貨代公司（公司代碼、公司名稱(chēng)、公司注冊(cè)號(hào)、公司地址、郵政編碼、公司電話、傳真號(hào)碼、銀行賬號(hào)、電子郵箱、聯(lián)系人、備注）2、員工（員工編號(hào)、姓名、性別、部門(mén)、職位、職責(zé)、聯(lián)系電話、電子由E箱、緊急聯(lián)系人姓名、緊急聯(lián)系人電話、備注）3、客戶(hù)（客戶(hù)代碼、公司名稱(chēng)、公司注冊(cè)號(hào)、公司地址、郵政編碼、公司電話、傳真號(hào)碼、銀行賬號(hào)、電子郵箱、聯(lián)系人、備注）4、船公司（船公司代碼、公司名稱(chēng)、公司注冊(cè)號(hào)、公司地址、郵政編碼、公司電話、傳真號(hào)碼、銀行賬號(hào)、電子郵箱、聯(lián)系人、大提單號(hào)、船名、航次、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港、目的港、箱號(hào)、封號(hào)、ETA ETD 備注）5、收貨人（收貨人代碼、公司名稱(chēng)、公司注冊(cè)號(hào)、公司地址、郵政編碼、公司電話、傳真號(hào)碼、銀行賬號(hào)、電子郵箱、聯(lián)系人、備注）6保險(xiǎn)公司（保險(xiǎn)公司編號(hào)、公司名稱(chēng)、公司注冊(cè)號(hào)、公司地址、郵政編碼、公司電話、傳真號(hào)碼、銀行賬號(hào)、電子郵箱、聯(lián)系人、備注）7、運(yùn)輸公司（運(yùn)輸公司編號(hào)、公司名稱(chēng)、公司注冊(cè)號(hào)、公司地址、郵政編碼、公司電話、傳真號(hào)碼、銀行賬號(hào)、電子郵箱、聯(lián)系人、備注）8、報(bào)關(guān)信息（）9、貨物（小提單號(hào)、托運(yùn)人、收貨人、通知方、品名、件數(shù)、包裝方 式、成交方式、運(yùn)費(fèi)支付地、相關(guān)費(fèi)用、尺碼、毛重、唆頭、箱號(hào)、封號(hào)、箱型箱量、報(bào)關(guān)行、運(yùn)輸條款、運(yùn)費(fèi)條款、交貨地、收貨地、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港、目的港、船名、航次、客戶(hù)簽收、備注）10、 船舶（大提單號(hào)、船名、航次、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港、目的港、訂艙費(fèi)用、其他費(fèi)用、箱號(hào)、封號(hào)、船公司代碼、預(yù)計(jì)離港時(shí)間、預(yù)計(jì)到港時(shí)間、備注）11、訂單信息（訂單編號(hào)、客戶(hù)代碼、船公司代碼、收貨人代碼、運(yùn)輸公司編號(hào)、小提單號(hào)、大提單號(hào)、應(yīng)收?qǐng)?bào)關(guān)費(fèi)、應(yīng)收運(yùn)費(fèi)、其他費(fèi)用、 發(fā)票金額、發(fā)票簽收、負(fù)責(zé)人、備注）。