書檔案電子化管理
書檔案電子化管理摘要]本文從文書檔案電子化的根底理論入手，分析文書檔案電子化管理的收集、歸檔、存儲等方法，進而提出文書檔案電子化的開展趨勢[關(guān)鍵詞]文書檔案；電子化；管理doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2021.05.119[中圖分類號]G275[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194〔2021〕05-0246-02文書檔案是企業(yè)檔案的一個重要組成局部，是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)，執(zhí)行上級任務以及內(nèi)部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)隨著信息技術(shù)、計算機網(wǎng)絡技術(shù)的迅猛開展，在辦公環(huán)境不斷電子化的趨勢下，組織機構(gòu)的各類業(yè)務文檔直接在計算機和信息系統(tǒng)撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主，逐漸向?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化的方向開展為適應文書檔案數(shù)量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應運而生1文書檔案電子化的理論根底〔1〕文書檔案電子化的涵義文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理向電子化管理的轉(zhuǎn)變，管理方式以辦公系統(tǒng)的計算機自動化和網(wǎng)絡為依托，以電子文件的形式把以往手續(xù)繁雜的辦公行為轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀變Υ?、查找的電子信息?/p>
簡言之，是一種手工模式向智能模式的轉(zhuǎn)變〔2〕文件生命周期理論指文件從產(chǎn)生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對文件到檔案運動過程和規(guī)律的客觀描述和科學抽象文件生命周期理念提示了文件運動的3個階段，即現(xiàn)行階段、暫行保存階段和永久保存階段〔3〕前端控制理論是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原那么，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求，把可以預先設定的監(jiān)控功能和檔案管理功能，嵌入?yún)f(xié)從辦公系統(tǒng)〔OA系統(tǒng)〕和各業(yè)務系統(tǒng)，對文件、檔案工作的業(yè)務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效地監(jiān)督，從而實現(xiàn)對電子文件的超前控制和全程管理〔4〕文檔一體化以文件的生命周期理論為主要理論根底，通過對文件處理環(huán)節(jié)和檔案處理環(huán)節(jié)的有效銜接，借助計算機等現(xiàn)代信息技術(shù)，把“文書處理〞和“檔案管理〞這兩個管理系統(tǒng)看成是一個系統(tǒng)工程中的兩個子系統(tǒng)，從組織制度、管理方式到工作程序都實現(xiàn)科學、真正的統(tǒng)一管理，確保文件在整體運動過程中實現(xiàn)全面控制和綜合管理文檔一體化的實施必須依賴于標準化的公文處理，從文書處理工作開始實行規(guī)aB7CacfEMHhPPKH85AQM6jdSmbZqT24jNL3OQXN1ePg=范化，對文書檔案進行超前控制，使文書檔案在經(jīng)過標準化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值表達，從而到達文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標準化，充分發(fā)揮檔案的真正效果。
2文書檔案電子化的管理方法〔1〕文書檔案電子文件的收集與歸檔隨著文檔一體化管理模式的運用，文書電子文件的收集與積累往往是在計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)上進行的，其收集與歸檔比紙質(zhì)文件更為困難和復雜由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動態(tài)數(shù)據(jù)信息靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄；動態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)立、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用同時，電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據(jù)，不符合要求時發(fā)回歸檔人數(shù)據(jù)信息應該以系統(tǒng)自動提取為主，減少人為干預〔2〕文書電子檔案的存儲與備份電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品對歸檔的各種類型的文件，應采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉(zhuǎn)換功能。
對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和開展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力電子檔案備份、恢復是檔案管理系統(tǒng)運行的平安保障，應建立一個從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡備份到電子原件備份的有效備份及恢復系統(tǒng)一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁光介質(zhì)上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復制第三套，異地保存〔3〕文書電子檔案雙套制保管模式檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，雖然電子檔案的利用有很多優(yōu)點，但由于電子檔案便于修改、拷貝和難以防偽的特點，以及在計算機網(wǎng)絡環(huán)境下，電子檔案傳遞帶來的檔案信息喪失、失真、泄密等問題，容易使人們對電子檔案的原始性失去信任，而認為紙質(zhì)檔案的原始性那么更具有說服力因此，文書電子文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制〞，歸檔內(nèi)容形成“雙套制〞，即紙介質(zhì)與磁光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，這就很好地解決了如果文書電子檔案信息喪失，那么也會有紙質(zhì)的檔案內(nèi)容存在可以預見，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當長的一個時期，隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉(zhuǎn)化為檔案，多種介質(zhì)并存的狀況將長期存在3文書檔案電子化的開展趨勢〔1〕建立標準標準體系。
文書檔案電子化的前提是根底工作的標準化和標準化由于檔案電子化使越來越多的歸檔“文件資料〞是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應目前電子檔案工作尚無統(tǒng)一標準，這就需要國家檔案行政部門制訂一整套系統(tǒng)化、標準化的規(guī)那么，以保證電子文件、檔案信息的統(tǒng)一標準和資源共享檔案電子化標準標準作為一個標準化的系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計等根本業(yè)務管理功能它不是簡單地模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個環(huán)節(jié)的業(yè)務工作流程，結(jié)合計算機硬件特性來實現(xiàn)的，一個具有高效率、高質(zhì)量、簡捷及合理化的工作模式，能夠把原有檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫高度共享奠定一個良好的根底〔2〕完善平安使用制度在電子檔案使用過程中，應當：①應注意電子檔案平安性問題因為計算機網(wǎng)絡化的快速開展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡化的快速開展，隨之而來的問題是如何在網(wǎng)絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的平安；②注意電子檔案的真實性問題在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)間的直接對接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法。
另外儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，也影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性；③注間電子檔案的法律效力問題通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定的，電子檔案由于沒有固定的載體，所以制訂相應的法律認定條文有一定的困難，這也就是光盤、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因與紙質(zhì)檔案相比，電子簽署等非傳統(tǒng)意義上的“親筆簽名〞，法律上能否認可、如何認可，制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義〔3〕加強人才隊伍建設檔案電子建設最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)，這關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設的成?、贆n案管理者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)檔案電子化建設涉及數(shù)字化檔案信息資源建設、計算機網(wǎng)絡建設、辦公自動和文檔一體化管理，這就要求檔案工作人員既要掌握檔案學根底理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學根底理論知識、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和操作技能；②檔案管理者要全面掌握檔案專業(yè)知識如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理，以及檔案著錄、標引、檢索、編研等有關(guān)檔案專業(yè)知識的根本技能；③從檔案管理現(xiàn)代化開展趨勢看，檔案工作者必須具備檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，進行檔案信息分析與研究，提供高層次檔案信息效勞與咨詢等方面的能力。
4結(jié)語文書檔案電子化管理是適應社會信息化開展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會效勞功能不可缺少的手段，但是文書檔案電子化是一個艱苦的、長期的過程，建立一套完整科學的文書檔案管理體系，有助于減輕檔案管理人員的勞動強度，提高工作效率，為社會提供更高層次和更具價值的信息效勞主要參考文獻【1】王萍，宋雪雁.電子檔案管理根底[M].北京：清華大學出版社，2021.【2】馮惠玲，張輯哲.檔案學概論?[M].北京：中國人民大學出版社，2021.。
