檔案管理規(guī)定3篇
檔案管理規(guī)定 3 篇第一條為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，使之逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化、系統(tǒng)化的要求，參照國家和上級(jí)主管部門有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本規(guī)則第二條檔案管理的種類 ; 根據(jù)國家的規(guī)定要求和勞動(dòng)人事管理的特點(diǎn)，將勞動(dòng)人事工作形成的諸多材料整理分成三大類：職工個(gè)人檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、文書資料檔案第五條文書資料檔案主要由記載公司勞動(dòng)人事管理活動(dòng)的主要過程原始材料、各項(xiàng)重要而且常用的勞動(dòng)人事政策規(guī)定的目錄或摘要、勞動(dòng)人事系統(tǒng)各崗位在工作中產(chǎn)生的各類正式文書、各種勞動(dòng)人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表和有關(guān)信息資料構(gòu)成第六條檔案管理的內(nèi)容一、檔案的建立1. 職工個(gè)人檔案，凡是新進(jìn)公司的職工，勞動(dòng)人事部門應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容為其建立個(gè)人檔案，并按公司檔案管理規(guī)范統(tǒng)一整理分類、編號(hào)2. 專業(yè)技術(shù)人員檔案，對專業(yè)技術(shù)職稱 （ 職務(wù) ）評(píng)聘管理部門或崗 位提供的職稱 （ 職務(wù) ） 評(píng)聘的有關(guān)資料，按規(guī)定要求進(jìn)行分類、整理、編號(hào)、歸檔3. 文書資料檔案對文書管理提供的各類文書資料，按設(shè)計(jì)要求進(jìn)行分類、整理、匯編成冊、編號(hào)歸檔三、檔案的查詢、借閱：檔案查詢、借閱管理的內(nèi)容主要根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定或公司的管理需要制定查詢、借閱檔案規(guī)定，對檔案的查閱、借閱實(shí)施管理。
四、檔案的傳遞：檔案的傳遞主要指職工個(gè)人檔案和專業(yè)技術(shù)人員檔案傳遞到流向單位第七條檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)一、職工個(gè)人檔案1、符合國家和上級(jí)主管部門規(guī)定的檔案管理要求2、能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的提供反映公司專業(yè)技術(shù)職稱 （ 職務(wù) ）評(píng)聘情況二、文書資料檔案1、能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供勞動(dòng)人事管理方面的文書資料 .2、能夠及時(shí)提供勞動(dòng)人事管理方面的政策規(guī)定的文號(hào)、文件、標(biāo)題或摘要第八條檔案的內(nèi)部管理制度一、凡新聘職工個(gè)人檔案應(yīng)在報(bào)到后的一個(gè)月內(nèi)完成二、專業(yè)技術(shù)人員檔案的建立，應(yīng)在專業(yè)技術(shù)職稱 （ 職務(wù) ） 評(píng)聘管理部門或崗位移交有關(guān)材料后的一個(gè)月內(nèi)完成三、文書資料檔案的建立，首先由文書管理崗位每年二月前將上年度的文書資料交檔案管理崗位，然后由檔案管理崗位在接到后 30 天內(nèi)完成整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目、摘錄、輸入電腦等工作四、應(yīng)在有關(guān)崗位提供變更內(nèi)容后的一個(gè)月內(nèi)，對檔案的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行增刪、修正五、檔案的查詢、借閱必須按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行六、每年 4 月前對公司的檔案管理工作進(jìn)行一次檢查七、文書資料檔案的分類、目錄編排、編號(hào)由公司行政人事部統(tǒng)一確定八、檔案管理崗位應(yīng)及時(shí)為公司各方面提供檔案資料查詢第九條人事檔案查閱、借閱一、查閱檔案的范圍2. 與他人案件有密切關(guān)系，而該人已經(jīng)死亡或因病不能口述和書寫，無法直接提供情況以及其他特殊原因，必須查閱其檔案取得證明材料的 ;3. 因某種特殊情況需要查閱本人檔案的 ;4. 編寫公司史、地方志、撰寫人物傳記等，一般不得查閱干部檔案，可直接向干部本人采訪。
如該干部已經(jīng)死亡或年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可酌情提供其履歷和自傳材料給予查閱二、借用檔案的范圍1. 領(lǐng)導(dǎo)因?qū)徟殑?wù)任免、出國、晉升和享受待遇考察了解等需要借用有關(guān)人員的檔案 ;2. 商調(diào)職工需要，將檔案寄送接受部門 （ 分支機(jī)構(gòu) ） 審查 ;3. 本部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)因?qū)τ谡螌彶?、考察、考核需要詳盡研究而暫時(shí)借用四、查閱、借用檔案辦理程序1. 借閱經(jīng)理級(jí)以上干部檔案欲申請人填寫《查閱、借用檔案審批表》，經(jīng)借閱檔單位蓋章和負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批 ;2. 借閱經(jīng)理級(jí)以下人員的檔案，經(jīng)申請人所在部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，行政人事部審核，方可調(diào)出檔案1. 查閱檔案的人員，必須攜帶本人工作證、身份證，在查閱時(shí)不準(zhǔn)邊閱邊議檔案內(nèi)容，更不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容2. 查閱檔案時(shí)不得涂改、拆散、抽出、增添、圈劃、污損 ;3. 未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)印檔案材料，摘抄復(fù)制的材料應(yīng)辦理登記手續(xù)并負(fù)責(zé)保管好，不得給無關(guān)人員閱看，用完必須自行銷毀 ;4. 查閱檔案需到檔案室進(jìn)行，原則上不得帶走 ; 特殊情況需借出的，必須在當(dāng)日歸還5. 借用的檔案，必須保證絕對安全，要嚴(yán)格保密，妥善保存，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)交無關(guān)人員和本人翻閱，用完及時(shí)歸還。
第二條集團(tuán)公司員工檔案實(shí)行分級(jí)管理由集團(tuán)公司人力資源中心引進(jìn)的員工的檔案一律由集團(tuán)人力資源中心統(tǒng)一管理一）原始檔案：員工入司時(shí)隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料，員工轉(zhuǎn)正后調(diào)入公司管理二）新建檔案：員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料經(jīng)集團(tuán)人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分 （ 子）公司引進(jìn)的員工的檔案由各分 （ 子） 公司人資科管理第三條人事檔案由各公司、部門總經(jīng)理分管或指導(dǎo)，該公司、部門人事負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)操作和管理，并對檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)集團(tuán)公司人力資源中心全權(quán)負(fù)責(zé)對各公司、部門人事檔案的監(jiān)督考核二、人事檔案的建立由人力資源部門直接形成的材料：（二）職務(wù)任免申請表、行政職務(wù)任免材料、晉升技術(shù)職稱 （學(xué)位 等） 審批材料三）工資調(diào)整審批表四）鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料五）考核、考勤或其它類材料六）有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)歷及成績、學(xué)歷情況等材料八）有關(guān)接收、調(diào)配、解聘等情況記錄材料通過其它渠道形成的材料：（一）各類組織成員或代表以及各種先進(jìn)模范或受獎(jiǎng)勵(lì)材料二）參加各級(jí)人大或各類協(xié)會(huì)代表大會(huì)材料四） 出國審批表及在外期間鑒定材料。
五）參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料六）在原工作單位形成的有關(guān)檔案材料七）在部隊(duì)或?qū)W校等機(jī)關(guān)單位形成的有關(guān)檔案材料八）重要的社會(huì)關(guān)系、親屬關(guān)系的記錄材料九）對違紀(jì)、違法事件的申訴、申報(bào)以及處理情況記錄等第五條人事檔案歸檔材料要求歸檔材料應(yīng)具備的條件：（二）材料必須以個(gè)人為對象對反映多人有關(guān)情況的材料，應(yīng)當(dāng)分別制成以個(gè)人為單位或反映本人情況的材料，方可歸入個(gè)人檔案三）凡歸檔材料必須具有憑證性標(biāo)記，如個(gè)人簽字或加蓋個(gè)人印章、單位公章等 ; 對屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料，應(yīng)先將手續(xù)補(bǔ)齊，并在辦理完備后再行歸檔五）檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整，對頭尾不清、來源時(shí)間不明的材料，要盡可能查清注明 ; 涉及個(gè)人重大問題的材料，如需查清，應(yīng)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理后，方能歸檔確定材料能否歸檔時(shí)，應(yīng)針對具體問題具體分析，不能一概而論 ; 同時(shí)，還應(yīng)對檔案中應(yīng)當(dāng)具備而缺少的材料予以登記，并有計(jì)劃地進(jìn)行收集補(bǔ)充應(yīng)妥善處理不應(yīng)歸檔的材料：（二）接收單位清點(diǎn)核對后，應(yīng)按程序辦理接收手續(xù)四）對不直接退還本人的材料，可經(jīng)批準(zhǔn)后給予銷毀，并應(yīng)對其本人說明五）銷毀人事檔案履行一定審批手續(xù)，任何個(gè)人都不得擅自銷毀第六條人事檔案的整理要求：（一）應(yīng)遵循完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的原則。
二）應(yīng)做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊三）人事檔案的保管范圍與人員管理應(yīng)相一致四）材料增減時(shí)應(yīng)進(jìn)行重新整理五）人事檔案原件作為正本，對于機(jī)密性較高的人事檔案，可根據(jù)工作需要和人員管理情況建立副本第七條人事檔案的建立（一）集團(tuán)公司總部新進(jìn)員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料，并對于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時(shí)予以補(bǔ)充完善二）集團(tuán)公司人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分 （子）公司直接按人事檔案建檔要求，經(jīng)該公司人事負(fù)責(zé)人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案分 （ 子） 公司人資科于每月的 5 日前將員工電子文檔花名冊上報(bào)集團(tuán)人力資源中心3） 員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎(chǔ)檔案，并對員工在職期間相關(guān)個(gè)人信息資料 （身份證號(hào)、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學(xué)歷、職稱、崗位 ）的變更情況的記錄于每月 5 日前以電子文檔上報(bào)集團(tuán)人力資源中心第八條人事檔案的編號(hào)（一）人事檔案編號(hào)構(gòu)成：檔案代碼 +四位數(shù)字，按順序編號(hào)二）各分 （子）公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個(gè)字的漢語拼音第一個(gè)字母 （大寫 ） ，如采購管理中心，其人事檔案編號(hào)為CGG三） 員工辭職后的檔案編號(hào)繼續(xù)保留，不重復(fù)使用。
4） 同一部門員工的檔案要求放在一起，每 10名員工的人事檔案存放在同一個(gè)檔案袋內(nèi)，調(diào)動(dòng)或辭職抽出后不添加新的員工檔案，若檔案袋中員工檔案已抽完，此空檔案袋繼續(xù)保留抽出檔案后應(yīng)該在檔案袋上予以標(biāo)明第九條人事檔案建立的具體程序（一）集團(tuán)人力資源中心以及各分 （子）公司人事部門對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求二）按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體順序 三 ）） 在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關(guān)的內(nèi)容四）將新的材料存入檔案第十條員工在職期間形成的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲 （ 考核 ） 、晉升等材料的收集、整理與歸檔一）大學(xué)生、聘用人員、科級(jí) （含 ） 以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料，由所在公司、部門每半年整理一次，后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次，統(tǒng)一交集團(tuán)公司人力資源中心存檔二）其他員工在職期間所形成的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理，并要求歸檔三、人事檔案的轉(zhuǎn)遞第十一條人事檔案轉(zhuǎn)遞的具體程序（一）人事負(fù)責(zé)人依據(jù)人力資源調(diào)配通知單或調(diào)令取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的員工檔案材料二）在檔案袋的人員編號(hào)及姓名后注明抽出的時(shí)間、原因 （調(diào)動(dòng)、辭職辭退和開除、自離、晉升等 ） 及轉(zhuǎn)入地點(diǎn)。
三）填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》四）將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》放入員工檔案一起，并將檔案袋密封后轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門五）收檔公司、部門在收到檔案，核對無誤后，必須在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章，且及時(shí)反饋到轉(zhuǎn)出公司、部門第十二條人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，按要求裝袋密封交接，并在封口處加蓋公章，且不能由員工本人帶走，攜帶人員嚴(yán)禁私自拆封偷閱檔案第十三條員工晉升科級(jí) （ 含 ） 以上級(jí)別，轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)由所在公司、部門按轉(zhuǎn)檔程序和要求將檔案提交集團(tuán)公司人力資源中心 ; 科級(jí)管理干部被免職后，其檔案材料由集團(tuán)公司人力資源中心按照轉(zhuǎn)檔程序和要求轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門第十四條員工離職后由其所在公司、部門一月之內(nèi)將其檔案抽出，裝訂成冊存檔，并妥善保管二年銷毀時(shí)須填寫《檔案銷毀申請單》，經(jīng)集團(tuán)公司人力資源中心核準(zhǔn)后予以銷毀四、人事檔案的查詢、借閱第十五條檔案查詢和借閱應(yīng)按程序辦理（一）檔案的查詢應(yīng)先申請，說明查詢的對象、理由和范圍，所在公司、部門人事負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可登記查閱不得隨意讓人查閱員工檔案二）外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借檔登記最長借閱期限為一星期若需延長，需辦理續(xù)借手續(xù)。
四）人力資源中心或各公司、部門內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應(yīng)按照程序進(jìn)行五、人事檔案的保管第十六條人事檔案保管必須嚴(yán)格遵守保密的原則第十七條人事檔案管理必須由專人負(fù)責(zé)，定期檢查核對，確保檔案完整、準(zhǔn)確第十八條人事檔案存放必須配備專門設(shè)備，不得與其它檔案混放一起第十九條人事檔案存放應(yīng)做到安全、保密、防火、防潮、防盜第二十條任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合第二十一條凡出現(xiàn)以下情況，將根據(jù)情節(jié)輕重分別扣除所在公司、部門人事負(fù)責(zé)人績效獎(jiǎng)金 20-50 元/ 次：（一）人事檔案不全的二）檔案交接不清致使員工檔案丟失的三）不遵守人事檔案保密制度的四）不履行正當(dāng)手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場所的五）不按規(guī)定銷毀人事檔案的一、目的為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密 ; 同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法二、檔案管理內(nèi)容3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除 （ 終止 ） 勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形三、檔案相關(guān)規(guī)定1、基礎(chǔ)管理1.1 原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī) 范。
1.2 員工入職前 , 人力資源部對人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理1.3 對人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》 （ 見附件一 ） 《離職員工人事檔案登記》，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存1.4 當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí) （ 如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等 ） ，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)1.5 調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案在其報(bào)到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記1.6 對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔1.7 員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀 （ 高管及核心人員保留該員工離崗 8 年止 ） 1.8 人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔1.9 檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱2.1 檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借 ; 非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》 （附件三 ） ，經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱2.2 任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案2.3 公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案2.4 所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（ 除特殊情況可延長 ） ，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理2.5 人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》 簽字登記3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)3.1 不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料3.2 不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證 須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意3.3 查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處4、檔案的銷毀4.1 公司任何個(gè)人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料4.2 某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存四、制定、修訂、廢除與實(shí)施本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施， 修訂和廢止亦同第一條目的：為了檔案材料有效使用，檔案保管科學(xué)有序，特制定本制度第二條人事檔案保管制度原則1、保密原則 ;2、保護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞3、及時(shí)補(bǔ)充入檔材料，保證檔案材料的連續(xù)性、完整性 ;4、合理有效的使用檔案，使其發(fā)揮作用第三條人事檔案保密1、人事檔案設(shè)立專人負(fù)責(zé)保管，責(zé)任到人，并齊備必要的存檔設(shè)備 ;2、人力資源部在使用或補(bǔ)充各種檔案時(shí)應(yīng)遵守保密制度，禁止無關(guān)人員對資料的接觸3、任何人包括公司領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)，無特殊原因，不得隨意查調(diào)個(gè)人檔案4、查閱檔案時(shí)由人力資源部專人監(jiān)督，保證檔案不被破壞與丟失5、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合第四條檔案接收：1、檢查轉(zhuǎn)來的檔案手續(xù)是否齊全符合規(guī)定 ;2、在檔案底賬上注明接收檔案 ;3、填寫《回執(zhí)單》，退回原單位 ;4、把檔案放置檔案室內(nèi)保存，并編號(hào)登記第五條檔案轉(zhuǎn)出1、取出要轉(zhuǎn)走的檔案 ;2、在檔案底賬上注銷 ;3、填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》 ;4、最后按發(fā)文要求包裝密封 ;5、接收檔案單位將收到檔案的回執(zhí)退回。
第六條檔案保護(hù)1、檔案室備有必要的防火、防潮器材 ;2、檔案室保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品 ;3、無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室 ;4、離開時(shí)關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門保證安全第七條新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，并按以下流程進(jìn)行操作1、對材料進(jìn)行鑒別是否符合歸檔要求 ;2、按材料分類確定其相應(yīng)位置補(bǔ)填檔案目錄 ;3、將材料放入檔案內(nèi)第八條檢查核對檢查核對是保證人事檔案完整安全的重要手段一般要定期進(jìn)行核查，核查的內(nèi)容是多方面的既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看是否完整或有無霉?fàn)€、蟲蛀等 ; 也包括對檔案保管的環(huán)境檢查第九條統(tǒng)計(jì)匯報(bào)1、人事檔案數(shù)量 ;2、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況 ;3、人事檔案整理情況 ;4、人事檔案保管情況 ;5、人事檔案使用情況 ;6、檔案室設(shè)備第十條人事檔案的使用權(quán)限1、法制部門調(diào)查2、員工本人入黨、出國等3、檔案管理員對檔案的維護(hù)4、公司因調(diào)查需要調(diào)用檔案第十一條人事檔案使用方式1、借出使用：法制部門查案調(diào)檔或其它特殊情況2、出具證明材料：一般是入黨、提升、招工、出國等3、在檔案室查閱：防止泄密和丟失第十二條檔案查閱手續(xù)1、由申請查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱對象、目的、理由、查閱人的概況等情況。
2、其次，查閱單位 （ 部門 ）蓋章，負(fù)責(zé)人簽字3、最后，由人事檔案管理部門審核批準(zhǔn)進(jìn)行查閱第十三條外借手續(xù)1、在附合查閱手續(xù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行借檔登記2、有關(guān)單位開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并蓋公章3、人力資源部按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合使用者的要求，提供證明材料4、證明材料由人力資源部審閱，蓋章，登記、發(fā)出第十四條離職員工限期在一個(gè)月內(nèi)將檔案手續(xù)辦理完畢，如不辦理，人力資源部將于離職下月起開始收取檔案保管費(fèi)，標(biāo)準(zhǔn)為每月 20 元第十五條行第十六條本制度經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過，自頒布之日起執(zhí)本制度解 釋權(quán)在人力資源部。
